La facturación electrónica en Panamá ya no es un plan piloto: es uno de los medios que la ley reconoce para documentar cada venta, y para muchos negocios es el único. Esta guía reúne lo esencial en un solo lugar: qué es el sistema de la DGI, quién está obligado y desde cuándo, qué cambió el 1 de enero de 2026, cuáles son los requisitos, cómo funcionan el CUFE y las notas de crédito, qué multas existen y cómo elegir la forma de facturar que te conviene. Cada regla enlaza a su fuente oficial, casi siempre un documento de la Dirección General de Ingresos (DGI) o de la Gaceta Oficial.
01 · Contexto
¿Qué es la facturación electrónica en Panamá?
El Sistema de Facturación Electrónica de Panamá (SFEP) es, según la Resolución 201-9775 de 2023, el "conjunto de normas, documentos y sistemas relacionados con la facturación electrónica en Panamá". Dentro de ese sistema, una factura electrónica es un documento en formato XML, de existencia exclusivamente digital, firmado electrónicamente y validado antes de tener efectos fiscales.
La misma resolución aclara que las notas de crédito, las notas de débito, las facturas de importación y de exportación también forman parte de la definición de factura electrónica. No es solo "la factura": es toda la familia de comprobantes fiscales de tu negocio.
En la práctica, el flujo tiene cuatro piezas:
- El emisor: tú, el negocio que vende.
- El validador: un PAC (Proveedor de Autorización Calificado) autorizado por la DGI, o el Facturador Gratuito de la propia DGI. Cualquiera de los dos revisa el documento y le otorga la autorización de uso.
- El CUFE: el código único que identifica cada documento autorizado.
- El CAFE (Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica): la representación impresa o en PDF que recibe el cliente, con el código QR para verificarla.
Según las preguntas frecuentes de la DGI, el PAC debe remitir a la DGI los documentos que autoriza a más tardar dentro de las 48 horas posteriores a la validación. Para el emisor, la diferencia es que el documento queda validado en el momento, no al cierre de mes.
En corto: facturar electrónicamente en Panamá significa que cada factura pasa por un validador autorizado (un PAC o el Facturador Gratuito), recibe un CUFE y llega al cliente como XML firmado y, si lo pide, como CAFE en PDF o papel.
02 · Marco legal
Las normas que regulan la factura electrónica.
La base es el artículo 11 de la Ley 76 de 1976, que obliga a emitir factura o documento equivalente por toda venta de bienes o prestación de servicios. La Ley 256 de 26 de noviembre de 2021 reescribió ese artículo y dejó dos medios para documentar las operaciones: los equipos fiscales autorizados o el Sistema de Facturación Electrónica de Panamá, este último bajo dos modalidades, PAC o Facturador Gratuito. Estas son las normas que más te van a afectar, en orden:
| Norma | Qué establece |
|---|---|
| Decreto Ejecutivo 766 de 29 de diciembre de 2020 | Normas para adoptar la factura electrónica. Según las preguntas frecuentes de la DGI, con este decreto cualquier contribuyente inscrito puede usar el SFEP desde el 1 de junio de 2021. |
| Ley 256 de 26 de noviembre de 2021 | Reforma el artículo 11 de la Ley 76: medios de facturación, contenido mínimo de la factura, sanciones y, desde el 1 de enero de 2022, SFEP obligatorio para todo nuevo RUC. |
| Decreto Ejecutivo 25 de 27 de junio de 2022 | Reglamenta los artículos 11 y 12 de la Ley 76 y fija un calendario para actividades especiales. |
| Decreto Ejecutivo 3 de 20 de enero de 2023 | Modifica ese calendario: banca y financieras por fases, seguros, bolsas, zonas francas y regímenes especiales. |
| Resolución 201-9775 de 20 de octubre de 2023 | Deberes de los usuarios del SFEP: declaración jurada de adopción, plazos de implementación y firma electrónica (con fe de errata). |
| Resolución 201-0418 de 18 de enero de 2024 | Fija el 1 de marzo de 2024 como vencimiento de las certificaciones de excepción de uso de equipo fiscal que no tenían fecha de expiración. |
| Resolución 201-6299 de 29 de julio de 2025 | Nuevos límites del Facturador Gratuito, vigentes desde el 1 de enero de 2026. |
La DGI publica la lista completa, con cada documento descargable, en su página de base legal de la factura electrónica.
03 · Obligados
¿Quién está obligado y desde cuándo?
La obligación de fondo es facturar. El Decreto Ejecutivo 25 de 2022 (artículo 5) considera obligadas a documentar sus ventas, con equipos fiscales autorizados o con el SFEP, a todas las personas naturales y jurídicas residentes en Panamá que vendan bienes o presten servicios, salvo las actividades exceptuadas por ley. Lo que cambia según tu caso es con qué medio debes hacerlo:
Si sacaste tu RUC desde 2022
La Ley 256 (parágrafo 6 del artículo 11) dispone que, a partir del 1 de enero de 2022, todo nuevo Registro Único de Contribuyente debe usar el SFEP. El artículo 5 del Decreto Ejecutivo 25 lo repite: quienes se registren como contribuyentes documentan sus ventas exclusivamente con factura electrónica. Para ti, la impresora fiscal no es una opción.
Si tenías una excepción de equipo fiscal
La Resolución 201-0418 fijó el 1 de marzo de 2024 como fecha de vencimiento de las certificaciones de excepción de uso de equipo fiscal que no tenían fecha de expiración, e informó que, una vez vencidas, esos contribuyentes debían migrar al SFEP.
Si tu actividad tiene calendario propio
El Decreto Ejecutivo 3 de 2023 fijó fechas en 2023 para actividades especiales: algunos servicios marítimos, hostales de menos de siete cuartos y ciertos arrendamientos (2 de enero), transporte internacional de pasajeros (1 de marzo), bancos y otras financieras en tres fases (30 de abril, 30 de junio y 31 de agosto), y las zonas francas y regímenes especiales como la Zona Libre de Colón, Panamá Pacífico, SEM y EMMA (30 de junio). Las empresas SEM y EMMA, que no usan equipos fiscales, deben facturar con el SFEP.
Si ya usas impresora fiscal
Para los contribuyentes que no están en los casos anteriores, el Decreto Ejecutivo 25 (artículo 1) reconoce como medios idóneos tanto los equipos fiscales autorizados como el SFEP. Y según las preguntas frecuentes de la DGI, las empresas en áreas de difícil acceso o sin conexión a internet pueden seguir facturando con equipo fiscal. Si estás en este grupo y evalúas el cambio, lee impresora fiscal vs factura electrónica.
04 · 2026
Factura electrónica obligatoria 2026: qué cambió.
Si buscas "factura electrónica obligatoria 2026", esto es lo que cambió de verdad: desde el 1 de enero de 2026 el Facturador Gratuito de la DGI tiene un techo. No encontramos en la DGI ni en la Gaceta Oficial una norma que, a partir de 2026, obligue a todos los contribuyentes a pasar a factura electrónica. El cambio de 2026 afecta a quienes ya facturan electrónicamente con la herramienta gratuita.
La Resolución 201-6299 de 29 de julio de 2025 establece que el Facturador Gratuito es para personas naturales y jurídicas con ingresos brutos anuales de hasta B/. 36,000.00 y un máximo de 100 documentos mensuales. Su artículo segundo dispone que quienes pasen de 100 documentos al mes o declaren ingresos brutos anuales desde B/. 36,001.00 deben usar la modalidad PAC. La resolución entró en vigencia el 1 de enero de 2026, y las entidades gubernamentales pueden seguir usando el Facturador Gratuito sin límite de documentos.
Basta con superar uno de los dos límites. Hasta 2025, la Resolución 201-9775 permitía usar el Facturador Gratuito con ingresos de hasta B/. 1,000,000.00 (con 500 documentos al mes en el tramo superior a B/. 36,000.00). Por eso, los negocios de ese tramo que facturaban gratis en 2025 tuvieron que pasar a un PAC en 2026.
El detalle completo, con la comparativa y los pasos de migración, está en facturador gratuito DGI vs PAC.
05 · Modalidades
Las formas de emitir: facturador gratuito, PAC o equipo fiscal.
Hoy conviven tres caminos legales. Los dos primeros son factura electrónica; el tercero es el método tradicional que la ley sigue reconociendo para quien todavía puede usarlo.
| Facturador Gratuito DGI | Sistema con PAC | Equipo fiscal | |
|---|---|---|---|
| Qué es | Portal web de la DGI para generar documentos electrónicos | Tu sistema de facturación conectado a un proveedor autorizado | Impresora fiscal autorizada |
| Quién puede usarlo | Hasta B/. 36,000.00 de ingresos anuales y 100 documentos al mes (Res. 201-6299) | Cualquier contribuyente que cumpla los requisitos | Contribuyentes que no están obligados al SFEP |
| Costo | Gratuito | Según el proveedor y el plan | Compra del equipo y su mantenimiento |
| Integración | No permite integración con otros sistemas (DGI) | Depende del sistema: contabilidad, inventario, bancos | Depende del punto de venta |
Facturador Gratuito
La DGI lo describe en su página del Facturador Gratuito como una herramienta "simplificada, únicamente para generar documentos electrónicos" que "no permite integración con otros sistemas" y se usa desde cualquier dispositivo. Emite facturas, notas de crédito, notas de débito y eventos de anulación, importa artículos desde Excel y exporta a Excel lo emitido y lo recibido. Para un profesional independiente que factura poco es una opción seria y sin costo.
Modalidad PAC
Un PAC es una persona jurídica autorizada por la DGI para otorgar la autorización de uso de las facturas electrónicas de sus clientes. La DGI publica el listado de PAC autorizados y, según sus preguntas frecuentes, puedes trabajar con más de uno. Normalmente no te conectas al PAC directamente, sino a través de un sistema de facturación o contabilidad que ya está integrado con él. Compara opciones en proveedores PAC en Panamá y en los mejores sistemas de facturación electrónica.
Equipo fiscal durante la transición
Mientras implementas el SFEP bajo la modalidad PAC, la Resolución 201-9775 (artículo sexto) te pide mantener tu método de facturación anterior hasta completar la implementación, para no dejar de facturar ni un día. Si tu método anterior era la impresora fiscal, sigue usándola durante ese plazo.
06 · Requisitos
Requisitos para emitir factura electrónica en Panamá.
Los requisitos dependen de la modalidad. Estos son los que piden las fuentes oficiales:
Para cualquier modalidad
- Estar inscrito en la DGI con RUC y NIT, y mantener tus datos al día, incluida la actividad económica principal (preguntas frecuentes DGI). Las mismas credenciales de e-Tax 2.0 te dan acceso al portal de factura electrónica.
- Presentar la declaración jurada de adopción del SFEP en e-Tax 2.0, eligiendo PAC o Facturador Gratuito (Res. 201-9775, artículo cuarto).
- Datos actualizados para esa declaración: razón social, nombre comercial, RUC, DV, número de aviso de operación, fecha de inicio de operaciones, actividad económica, número de sucursales, cantidad de equipos fiscales, promedio mensual de facturas, tipo de negocio y tipo de establecimiento.
Adicionales para la modalidad PAC
Según las preguntas frecuentes de la DGI, que citan el artículo 11 del Decreto Ejecutivo 766, el emisor que usa un PAC debe:
- Contar con un certificado electrónico expedido por un prestador registrado ante la Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público, para firmar sus documentos.
- Estar registrado en el SFEP ante la DGI.
- Emitir los documentos según la Ficha Técnica.
- Contratar al menos un PAC.
- Reportar los eventos posteriores relacionados con cada factura.
La DGI lista los requisitos del certificado en su página de firma electrónica para factura electrónica, entre ellos un comprobante de pago de B/. 50.00. Más detalle en firma electrónica calificada en Panamá.
Lo que debe decir cada factura
La Ley 256 (parágrafo 1 del artículo 11) fija el contenido mínimo: tipo de documento, numeración única por punto de facturación, datos del emisor con RUC y DV, nombre e identificación del receptor (cédula, pasaporte o RUC y DV), fecha, descripción con cantidad y monto, desglose del ITBMS y de otros impuestos, valores individuales y total, forma o condiciones de pago, y cualquier descuento o ajuste. Para el cálculo del impuesto, ve la guía de ITBMS para pymes.
El artículo 3 del Decreto Ejecutivo 25 permite emitir la factura a nombre de "consumidor final" a solicitud del receptor, salvo que documente transacciones que consten en declaraciones juradas ante la DGI.
07 · Adopción
Cómo adoptar el SFEP, paso a paso.
- Elige la modalidad. Si superas B/. 36,000.00 de ingresos anuales o 100 documentos al mes, tiene que ser PAC.
- Presenta la declaración jurada de adopción del SFEP en e-Tax 2.0, menú de factura electrónica (DGI). Es una declaración bajo la gravedad de juramento.
- Si elegiste Facturador Gratuito, tienes un plazo máximo de 15 días calendario para empezar a facturar con ese método (Res. 201-9775, artículo quinto).
- Si elegiste PAC, la misma resolución (artículo sexto) da hasta 90 días calendario a personas naturales y a personas jurídicas con ingresos de hasta B/. 1,000,000.00, hasta 120 días de B/. 1,000,000.01 a B/. 2,500,000.00, y hasta 150 días a partir de B/. 2,500,000.01. En ese plazo haces las pruebas de certificación con tu PAC.
- Afiliación. Terminadas las pruebas, el PAC informa tu afiliación a la DGI por servicio web y tú la confirmas en e-Tax 2.0. Con eso quedas habilitado como emisor (Res. 201-9775, artículo octavo).
Si ya usas el Facturador Gratuito y te pasas a PAC, la DGI indica en su página de cómo ser emisor que presentes una declaración rectificativa, sin costo, cuando el PAC te lo indique y ya tengas el certificado de firma electrónica. Para tu primera factura dentro del sistema, sigue cómo emitir una factura electrónica paso a paso.
08 · CUFE
CUFE, CAFE y código QR.
El CUFE (Código Único de Factura Electrónica) es el conjunto de caracteres que identifica de manera única cada factura electrónica (Res. 201-9775). En la modalidad PAC lo genera el proveedor al validar el documento; en CIFRAS, ese proveedor es Alanube. El CUFE tiene 66 caracteres y empieza por FE.
El CAFE es la representación gráfica de la factura. Según las preguntas frecuentes de la DGI, si un cliente necesita un comprobante impreso, el emisor está obligado a darle un CAFE, que incluye el CUFE, el código QR y el código de autorización de la DGI. Cualquiera puede verificar una factura escaneando el QR o ingresando el CUFE en la consulta de facturas por CUFE de la DGI.
Para entender cada parte del código y qué hacer si una factura no lo tiene, lee qué es el CUFE y cómo funciona.
09 · Correcciones
Notas de crédito, notas de débito y anulación.
Una factura electrónica autorizada no se edita. Si hay que corregirla, se emite otro documento. La Resolución 201-9775 define las notas de crédito y de débito electrónicas como documentos digitales, producidos por el emisor, que contienen correcciones a facturas electrónicas y otras correcciones que permita la legislación. La Ley 256 también obliga a documentar las devoluciones y los descuentos.
- Nota de crédito: reduce el valor de una factura por devolución, descuento posterior o error a favor del cliente.
- Nota de débito: aumenta el valor por un cargo que faltó.
- Evento de anulación: el Facturador Gratuito lo lista entre los documentos que puede generar (DGI).
Cuándo usar cada una, cómo referenciar la factura original y cómo afecta el ITBMS del mes está en nota de crédito electrónica en Panamá.
10 · Sanciones
Multas y sanciones.
El parágrafo 3 del artículo 11 de la Ley 76, según la redacción de la Ley 256 de 2021, clasifica las infracciones relacionadas con emitir, exigir y conservar comprobantes:
| Infracción | Sanción |
|---|---|
| Leve, primera vez: emitir comprobantes sin los requisitos exigidos (incluidas facturas electrónicas que no los cumplan) o no conservarlos durante el período legal | Multa de B/. 500.00 a B/. 1,000.00 |
| Grave, primera reincidencia: no emitir, emitir sin requisitos o no conservar comprobantes | Multa de B/. 5,000.00 a B/. 10,000.00 y cierre temporal del establecimiento |
| Grave, segunda reincidencia | Multa de B/. 10,000.00 a B/. 25,000.00 y cierre temporal |
La reincidencia se cuenta por repetir la conducta en un período de 24 meses desde la primera sanción. La misma ley multa al comprador que no pide su factura con el monto mayor entre B/. 1.00 y el 7% del valor no facturado, y con B/. 100.00 al comercio que no exhibe el anuncio de su método de facturación. Además, la Resolución 201-9775 (artículo décimo) advierte que quien incumpla los plazos de implementación queda sujeto a las sanciones de ese parágrafo 3.
No encontramos una sanción específica publicada por la DGI para quien siga usando el Facturador Gratuito después de superar los límites de 2026. Si estás en esa situación, la vía segura es migrar a PAC cuanto antes.
11 · Decisión
Cómo elegir tu forma de facturar.
Ninguna opción es la mejor para todos. Estas preguntas ordenan la decisión:
- ¿Superas B/. 36,000.00 de ingresos anuales o 100 documentos al mes? Si la respuesta es sí, necesitas PAC. Si no, el Facturador Gratuito es legal y sin costo.
- ¿Cuánto tiempo pierdes pasando datos? Si después de facturar copias todo a Excel, a tu contabilidad o a tu inventario, un sistema integrado te ahorra ese doble trabajo y los errores de transcripción.
- ¿Quién lleva tu contabilidad? Si tu contador necesita las ventas con su ITBMS para la declaración mensual, conviene que salgan del mismo sistema que emite. Ve la guía de contabilidad para pymes.
- ¿Cómo cobras? Con muchos cobros por Yappy o ACH, cruzar pagos con facturas a mano se vuelve lento.
- ¿Qué soporte necesitas? Un rechazo del validador el día del cierre se resuelve más rápido con alguien que responda.
Si eliges un sistema con PAC, compara precio por volumen, integración contable, soporte y facilidad de migración. Tenemos comparativas honestas en mejores sistemas de facturación electrónica y CIFRAS vs Alegra.
Dónde encaja CIFRAS
CIFRAS emite facturas electrónicas a través del PAC Alanube, que aparece en el listado de PAC de la DGI. El PAC valida cada factura, genera el CUFE y envía el documento a la DGI. Esa misma factura alimenta la contabilidad, el inventario y la conciliación bancaria (Yappy, ACH y los principales bancos del país). Los planes empiezan en B/. 9.99 al mes antes de ITBMS con 50 facturas; puedes ver todos en precios. No hay prueba gratuita: te mostramos el sistema en una demo guiada y activamos tu cuenta en menos de 24 horas. Los trámites ante la DGI, como la declaración jurada y la firma electrónica, siguen sus propios tiempos.
12 · Mapa
Todas las guías de facturación electrónica.
- Cómo emitir una factura electrónica en Panamá: el flujo de tu primera factura.
- ¿Qué es el CUFE?: el código que identifica cada factura.
- Nota de crédito electrónica: cómo corregir una factura emitida.
- Facturador gratuito DGI vs PAC: límites de 2026 y migración.
- Proveedores PAC en Panamá: qué hace un PAC y cómo elegirlo.
- Firma electrónica calificada: el certificado para firmar tus facturas.
- Mejores sistemas de facturación electrónica: comparativa.
- Impresora fiscal vs factura electrónica: si todavía usas equipo fiscal.
- CIFRAS vs Alegra: comparación directa.
Y las otras dos guías completas: ITBMS para pymes y contabilidad para pymes en Panamá.
Fuentes
- Ley 256 de 26 de noviembre de 2021 (Gaceta Oficial 29424-B).
- Decreto Ejecutivo 766 de 29 de diciembre de 2020.
- Decreto Ejecutivo 25 de 27 de junio de 2022 (Gaceta Oficial 29567-A).
- Decreto Ejecutivo 3 de 20 de enero de 2023 (Gaceta Oficial 29706-B).
- Resolución 201-9775 de 20 de octubre de 2023 (Gaceta Oficial 29907) y su fe de errata.
- Resolución 201-0418 de 18 de enero de 2024 (Gaceta Oficial 29957).
- Resolución 201-6299 de 29 de julio de 2025.
- DGI: modalidad Facturador Gratuito, cómo ser emisor de factura electrónica, preguntas frecuentes, listado de PAC, requisitos de firma electrónica y base legal.
Esta guía es informativa y no sustituye la asesoría de un contador o abogado.