Si tu negocio factura con una impresora fiscal, seguramente te has preguntado si tienes que pasarte a la factura electrónica, cuándo y cuánto cuesta. La respuesta depende de tu RUC, de a quién le vendes y de tu actividad. Esta guía compara los dos métodos, resume las reglas de transición con su fuente y te ayuda a decidir cuándo migrar. Es parte de nuestra guía de facturación electrónica en Panamá.
01 · Contexto
Dos métodos de facturación válidos.
La Ley 256 de 2021 modificó el artículo 11 de la Ley 76 de 1976 y dejó dos formas de documentar ventas y servicios: equipos fiscales autorizados o el Sistema de Facturación Electrónica de Panamá (SFEP), este último en modalidad PAC o Facturador Gratuito.
El Decreto Ejecutivo 25 de 2022, que reglamenta esa ley, adopta ambos como medios idóneos y los presenta como opcionales para los contribuyentes (artículo 1), con las excepciones que veremos abajo. Y el Decreto Ejecutivo 766 de 2020 da a la factura electrónica la misma fuerza probatoria que a las facturas de equipos fiscales (artículo 4).
A la fecha de esta guía, 1 de noviembre de 2026, no encontramos una norma publicada por la DGI que elimine los equipos fiscales para todos los contribuyentes.
02 · Diferencias
Diferencias entre impresora fiscal y factura electrónica.
| Equipo fiscal | Factura electrónica | |
|---|---|---|
| Qué es | Un equipo homologado que imprime el comprobante y guarda cada operación en una memoria fiscal. | Un archivo XML firmado electrónicamente, de existencia digital. |
| Quién lo valida | La memoria fiscal del equipo, con transmisión de datos a la DGI. | Un PAC, o la DGI en el Facturador Gratuito, antes de que el documento exista. |
| Identificador | Numeración consecutiva y número de registro del equipo fiscal. | El CUFE y un código QR para consultarla. |
| Entrega | Comprobante impreso. | XML y su representación impresa o digital (CAFE). |
| Obligaciones del equipo | Reporte Z diario, libro de control de mantenimiento, servicio técnico autorizado, internet. | Certificado de firma electrónica si usas PAC, y un sistema conectado. |
| Ventas al Estado | No sirve como documento válido. | Obligatoria. |
Las obligaciones del equipo fiscal están en el artículo 26 del Decreto Ejecutivo 770 de 2020: contratar reparación y mantenimiento solo con el fabricante o un centro técnico autorizado, conservar actualizado el libro de control de reparación y mantenimiento, emitir el reporte Z por cada día de operación y mantener internet para la transmisión de datos, atendiendo cualquier falla en un máximo de siete días. Además, un equipo que no se repare en quince días continuos se considera de imposible reparación y debe sustituirse (artículo 28).
La regla de ventas al Estado viene del parágrafo 5 del artículo 12 de la Ley 76, en la versión de la Ley 256: desde el 30 de julio de 2022, las entidades públicas solo reciben como documento válido la factura electrónica del SFEP. La DGI dio prórrogas a proveedores que justificaran su caso y la última venció el 31 de julio de 2023, según la Resolución 201-5160 de 2023.
03 · Transición
Reglas de transición y convivencia.
Que ambos métodos sean válidos no significa que cualquiera pueda elegir. Estas son las reglas que encontramos, con su fuente:
- RUC nuevos: solo factura electrónica. Desde el 1 de enero de 2022, todo nuevo RUC debe usar el SFEP (Ley 256, parágrafo 6 del artículo 11). El Decreto 25 de 2022 lo extiende a quien se registre como contribuyente, sin importar la fecha de constitución de la sociedad (artículo 5).
- Calendarios por sector. El Decreto 25 de 2022, modificado por el Decreto Ejecutivo 3 de 2023, fijó fechas para adoptar equipo fiscal o factura electrónica en actividades especiales (bancos y financieras, seguros, transporte, zonas francas, entre otras). Las empresas SEM y EMMA no están sujetas a equipos fiscales y deben facturar electrónicamente.
- Fin de las excepciones sin vencimiento. Las certificaciones de excepción de uso de equipo fiscal sin fecha de expiración vencieron el 1 de marzo de 2024 (Resolución 201-0418 de 2024).
- Sin internet. Según las preguntas frecuentes de la DGI, las empresas en áreas de difícil acceso o sin conexión pueden seguir facturando con equipo fiscal.
- Un método a la vez. El artículo 27 del Decreto 770 prohíbe a los usuarios de equipos fiscales emplear un medio distinto para emitir comprobantes fiscales, salvo disposición particular de la DGI. Y la Resolución 201-5617 de 2023 establece que quien adopta el SFEP debe tramitar la desincorporación de su equipo fiscal. La norma está pensada para cambiar de método, no para usar los dos a discreción. Si quieres mantener ambos durante un tiempo, por ejemplo en sucursales distintas, consúltalo antes con la DGI.
Si ya tienes ventas registradas con tu equipo fiscal, la migración no las deja huérfanas: la Ficha Técnica de la DGI permite que una nota de crédito electrónica haga referencia a una factura emitida por impresora fiscal.
04 · Validez
¿Siguen siendo válidas las facturas de equipo fiscal?
Sí, si las emite un equipo fiscal autorizado y el emisor puede usar ese método. La Ley 256 reconoce el equipo fiscal autorizado como medio válido de facturación, igual que el SFEP. Una factura de impresora fiscal no tiene CUFE, porque el CUFE solo existe en los documentos del SFEP. Así que la ausencia de CUFE, por sí sola, no la invalida.
Para revisarla, fíjate en los datos mínimos que exige el artículo 29 del Decreto 770: la denominación FACTURA u otra según el comprobante, numeración consecutiva, número de registro del equipo fiscal, nombre o razón social, domicilio y RUC del emisor, fecha, descripción con cantidad y monto, y el desglose del ITBMS.
Cuándo sí exigir CUFE: si el documento dice ser una factura electrónica, debe tener CUFE y autorización de uso; el artículo 12 del Decreto 766 te pide verificarlo antes de usarlo como soporte de crédito fiscal. Y si el proveedor obtuvo su RUC de 2022 en adelante, o si tú compras como entidad del Estado, la factura debe ser electrónica. Ante la duda, consulta a tu contador.
05 · Costos
Costos en términos generales.
No publicamos precios de equipos ni de proveedores porque cambian y no tenemos una fuente oficial. Lo que sí puedes comparar son los rubros:
Con equipo fiscal
- Compra del equipo fiscal homologado y su dispositivo de comunicación.
- Mantenimiento y reparaciones, solo con el fabricante o un centro técnico autorizado.
- Papel y consumibles de impresión, e internet para la transmisión de datos.
- El trámite de desincorporación cuando dejas de usarlo.
Con factura electrónica
- Facturador Gratuito: no tiene costo, dentro de los límites de la Resolución 201-6299 de 2025 (hasta B/. 36,000.00 de ingresos brutos anuales y 100 documentos al mes).
- Con PAC: el servicio del PAC o del sistema integrado con él, y el certificado de firma electrónica, que la DGI y la Dirección Nacional de Firma Electrónica indican en B/. 50.00. Lo explicamos en la guía de firma electrónica calificada.
Como referencia propia: en CIFRAS, el plan Facturas cuesta B/. 9.99 al mes antes de ITBMS e incluye hasta 50 facturas al mes, con nuestro PAC, Alanube.
06 · Decisión
Cuándo te conviene cambiar.
Estas situaciones te obligan a migrar o lo hacen la opción lógica:
- Vas a abrir otra sociedad o RUC: el nuevo RUC factura electrónicamente desde el inicio.
- Le vendes al Estado: sin factura electrónica no te pueden recibir la factura.
- Tu sector entró en el calendario del Decreto 25 de 2022 o del Decreto 3 de 2023.
- Tu equipo fiscal se dañó o llegó al final de su memoria: antes de reemplazarlo, compara lo que cuesta otro equipo con migrar.
- Vendes en línea, a distancia o con varios puntos de venta y quieres que la factura salga del mismo sistema que tu inventario y tu contabilidad.
Si nada de esto aplica y tu equipo funciona, la norma vigente te permite seguir con él. Igual conviene planificar la migración sin prisa.
07 · Migración
Cómo migrar de impresora fiscal a factura electrónica.
- Elige la modalidad: Facturador Gratuito o PAC. Revisa la guía de proveedores PAC en Panamá y la comparación Facturador Gratuito vs PAC.
- Tramita tu certificado de firma electrónica si vas a usar PAC.
- Presenta la Declaración Jurada de adopción de SFEP en e-Tax 2.0 y actualiza tu método de facturación en el RUC. La declaración pide, entre otros datos, cuántos equipos fiscales tienes, según la página de la DGI.
- Desincorpora el equipo fiscal según la Resolución 201-5617: memorial con marca, modelo y serie de cada equipo, copia de las dos primeras páginas y la última del libro de control, copia del último reporte Z del día de la solicitud y entrega de la placa o sello fiscal. La DGI resuelve si autoriza la desincorporación.
- Actualiza el aviso del método de facturación en tu local. La Ley 256 obliga a los comercios a exhibir qué método usan, y el Decreto 25 creó una certificación con código QR para eso.
Para el paso a paso de tu primera factura, sigue la guía cómo emitir una factura electrónica en Panamá.
Fuentes
- Ley 256 de 26 de noviembre de 2021 (DGI).
- Decreto Ejecutivo 25 de 27 de junio de 2022 y Decreto Ejecutivo 3 de 20 de enero de 2023 (DGI).
- Decreto Ejecutivo 766 de 29 de diciembre de 2020 (DGI).
- Decreto Ejecutivo 770 de 30 de diciembre de 2020, sobre equipos fiscales (DGI).
- Resolución 201-0418 de 18 de enero de 2024 (DGI).
- Resolución 201-5160 de 7 de junio de 2023 (DGI).
- Resolución 201-5617 de 2023, publicada en la Gaceta Oficial 29814 (DGI).
- Resolución 201-6299 de 29 de julio de 2025 (DGI).
- Ficha Técnica de la Factura Electrónica, versión 1.00, abril de 2025 (DGI).
- Preguntas frecuentes de factura electrónica y ¿Cómo ser emisor de factura electrónica? (DGI).
Esta guía es informativa y no sustituye la asesoría de un contador o abogado.