Si vas a facturar electrónicamente con un PAC, uno de los primeros trámites es el certificado de firma electrónica calificada. Es lo que permite firmar cada factura a nombre de tu empresa, y sin él el PAC no puede autorizarla. Esta guía explica qué es, qué entidad la emite en Panamá, cuándo la exige la facturación electrónica y cómo obtenerla. Es parte de nuestra guía de facturación electrónica en Panamá.
01 · Definición
¿Qué es la firma electrónica calificada?
La Ley 51 de 2008 regula en Panamá los documentos y las firmas electrónicas. Sus definiciones fueron modificadas por la Ley 82 de 2012, que distingue dos niveles:
- Firma electrónica: un método técnico para identificar a una persona e indicar que aprueba la información de un documento electrónico.
- Firma electrónica calificada: una firma electrónica respaldada por un certificado electrónico calificado que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio posterior de los datos firmados, está vinculada de manera única al firmante y a los datos, y se crea con dispositivos seguros que el firmante mantiene bajo su control exclusivo.
La diferencia tiene consecuencias legales. Según el artículo 8 de la Ley 51, en la versión de la Ley 82, los requisitos para que una firma electrónica valga como firma se presumen de pleno derecho cuando es calificada y la emite un prestador de servicios de certificación autorizado. La misma ley aclara que una firma escaneada o digitalizada, la imagen de tu firma manuscrita, no es en ningún caso una firma electrónica calificada.
Para la factura electrónica, el Decreto Ejecutivo 766 de 2020 dice que la fuerza probatoria de la factura está garantizada por la firma electrónica calificada del emisor, respaldada por un certificado de un prestador registrado ante la Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público (artículo 5).
02 · Autoridad
¿Quién emite la firma electrónica calificada en Panamá?
La Ley 82 de 2012 otorga al Registro Público de Panamá las atribuciones de autoridad registradora y certificadora raíz de firma electrónica del país (artículo 1) y crea, dentro del Registro Público, la Dirección Nacional de Firma Electrónica (DNFE), encargada de velar por el desarrollo, la inspección y la vigilancia de los servicios de certificación (artículo 3).
En la práctica hay dos papeles:
- La DNFE como autoridad: registra, audita y puede suspender a los prestadores de servicios de certificación (artículo 4).
- El Registro Público como emisor: la misma ley le permite actuar como prestador y emitir certificados (artículos 1 y 2). Para la factura electrónica, la DGI indica en sus preguntas frecuentes que la entidad encargada de generar el certificado es la Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público.
La norma de facturación pide un certificado de un prestador registrado ante la DNFE (artículo 11 del Decreto 766), así que si te ofrecen un certificado de otra entidad, confirma con la DNFE que esté registrada. El portal oficial es firmaelectronica.gob.pa.
03 · Facturación
¿Necesitas firma electrónica para facturar?
Depende de la modalidad del Sistema de Facturación Electrónica de Panamá (SFEP) que uses.
Con un PAC: sí
El artículo 11 del Decreto 766, en la versión del Decreto Ejecutivo 147 de 2021, obliga al emisor que usa un PAC a contar con un certificado electrónico de un prestador registrado ante la DNFE, con el cual deberá firmar sus documentos electrónicos. La DGI lo confirma en sus preguntas frecuentes: aun trabajando con un PAC, el emisor necesita su certificado, porque cada empresa es responsable de las facturas que emite. El PAC, por su parte, debe verificar que el certificado del emisor esté vigente antes de autorizar (artículo 19 del Decreto 766).
Con el Facturador Gratuito: la norma lo exceptúa
El mismo Decreto 147 de 2021 exceptúa a los usuarios del Facturador Gratuito de tres obligaciones del artículo 11, entre ellas la del certificado electrónico (numeral 2). El texto original del Decreto 766 decía lo contrario: que usar el facturador gratuito no eximía de adquirir el certificado. Esa frase desapareció cuando el Decreto 147 reescribió la definición. La página de la DGI sobre cómo ser emisor es consistente con esto: para pasar del Facturador Gratuito a un PAC pide presentar la declaración cuando ya cuentes con el certificado de firma electrónica.
Si todavía no decides la modalidad, compara el Facturador Gratuito de la DGI con un PAC.
04 · Trámite
Cómo obtener el certificado para factura electrónica.
La DGI publica los requisitos del certificado de firma electrónica para factura electrónica, y la DNFE tiene un perfil específico para el sistema de factura electrónica de la DGI en su página de requisitos. En resumen:
- Actualiza tus datos en e-Tax 2.0. La DNFE pide que el certificado lleve el nombre exacto con que estás registrado en la DGI: razón social, RUC y DV.
- Si otra persona va a retirar el certificado, o si eres persona jurídica, llena en e-Tax 2.0 la Solicitud de Apoderado para Retiro de Firma Electrónica. La DGI tiene un manual para este paso.
- Reúne los documentos. Persona jurídica: inscripción en e-Tax 2.0, constancia de la persona autorizada, su cédula o pasaporte, certificado del Registro Público con los datos de la empresa y un correo electrónico. Persona natural: cédula o pasaporte, constancia de inscripción como contribuyente y correo. Los extranjeros no registrados en el Tribunal Electoral presentan además una certificación de Migración.
- Paga la tarifa. La DGI y la DNFE indican B/. 50.00, según la Resolución JD-003-2015 de tarifas.
- Completa el trámite con la DNFE y entrega el certificado o su configuración a tu sistema de facturación o a tu PAC, según cómo trabaje.
La DNFE también ofrece en su portal una modalidad de firma electrónica en la nube que, según el sitio, no requiere presencia física para su emisión. Confirma con la DNFE si aplica al perfil de factura electrónica que necesitas.
05 · Cuidados
Vigencia, pérdida y revocación.
- Vigencia. Según las definiciones de la Ley 82, mientras un certificado está suspendido, o después de revocado, la firma no produce efectos jurídicos. Y como el PAC debe verificar que el certificado esté vigente, un certificado vencido detiene tu facturación. Anota la fecha de vencimiento que aparece en tu certificado y renueva con tiempo.
- Pérdida o exposición. El artículo 19 de la Ley 51, en la versión de la Ley 82, te obliga a pedir la revocación del certificado si pierdes los datos de creación de la firma o si están expuestos a un uso indebido, entre otros casos. La DNFE ofrece dos opciones ante pérdida o robo: suspensión o revocación.
- Control exclusivo. La firma calificada se basa en que solo tú controlas el dispositivo de firma. No compartas el certificado con personas que no deben firmar a nombre de la empresa.
06 · Errores
Errores comunes con la firma.
Las preguntas frecuentes de la DGI mencionan los errores de firma más comunes al enviar documentos electrónicos:
- Certificado no válido o emitido a un RUC distinto del emisor de la factura.
- Parámetros incorrectos, como usar SHA-1 en lugar de SHA-256.
- Algoritmos de transformación o tamaño de clave que no siguen la sección 3.6 de la Ficha Técnica.
Los dos últimos dependen del software que firma. Si usas un sistema conectado a un PAC, es un tema de tu proveedor, no tuyo. El primero sí te toca: el nombre, RUC y DV del certificado deben coincidir con los de tu registro en la DGI. Para ver el resto del proceso, revisa la guía de proveedores PAC en Panamá y la de cómo emitir una factura electrónica. En CIFRAS, nuestro PAC es Alanube; en la demo revisamos contigo los pasos para activar tu cuenta.
Fuentes
- Ley 51 de 22 de julio de 2008 (Dirección Nacional de Firma Electrónica).
- Ley 82 de 9 de noviembre de 2012 (Dirección Nacional de Firma Electrónica).
- Decreto Ejecutivo 766 de 29 de diciembre de 2020 (DGI).
- Decreto Ejecutivo 147 de 26 de mayo de 2021 (DGI).
- Requisitos del certificado de firma electrónica para factura electrónica (DGI).
- Preguntas frecuentes de factura electrónica (DGI).
- ¿Cómo ser emisor de factura electrónica? (DGI).
- Requisitos de certificados electrónicos y Resolución JD-003-2015 de tarifas (Dirección Nacional de Firma Electrónica).
Esta guía es informativa y no sustituye la asesoría de un contador o abogado.