El catálogo de cuentas es la columna vertebral de tu contabilidad: cada factura, pago y planilla termina en alguna de sus cuentas. Un buen catálogo te da reportes claros y un ITBMS fácil de declarar; uno improvisado te obliga a reclasificar todo al cierre. Aquí tienes la estructura, una numeración típica y un ejemplo pensado para una pyme panameña.
01 · Definición
Qué es un catálogo de cuentas.
Es la lista ordenada y codificada de todas las cuentas que usa una empresa para registrar sus operaciones. Cada cuenta tiene un código, un nombre y una naturaleza (deudora o acreedora). Los asientos del libro Diario usan esos códigos, y el libro Mayor acumula los saldos por cuenta.
También se le llama plan de cuentas o plan contable. En la práctica son lo mismo.
02 · Norma
¿Existe un catálogo oficial en Panamá?
No encontramos ninguna norma que imponga un catálogo único a las empresas privadas. Lo que sí dice el Código de Comercio, según su texto compilado:
- Artículo 72: el número y la clase de registros, y la forma de llevarlos, quedan a criterio del comerciante, siempre que se ajusten a las normas de contabilidad aceptadas y aplicables en Panamá.
- Artículo 83: los asientos pasan al Mayor en cuentas clasificadas como activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y cuentas de orden.
Es decir, la ley fija las grandes clases y deja la numeración a tu empresa. La norma contable aplicable a la mayoría de las pymes es la NIIF para PYMES, que define qué estados presentar pero no impone códigos. Algunos sectores regulados, como los bancos, reciben instrucciones de su supervisor. El catálogo de esta guía es un ejemplo, no un formato obligatorio.
03 · Estructura
Estructura y numeración típica.
La convención más usada en la región numera por niveles. El primer dígito indica la clase:
| Código | Clase | Naturaleza | Estado financiero |
|---|---|---|---|
| 1 | Activo | Deudora | Situación financiera |
| 2 | Pasivo | Acreedora | Situación financiera |
| 3 | Patrimonio | Acreedora | Situación financiera |
| 4 | Ingresos | Acreedora | Resultados |
| 5 | Costos | Deudora | Resultados |
| 6 | Gastos | Deudora | Resultados |
Los niveles siguientes agregan detalle: 1 Activo, 11 Activo corriente, 1103 Bancos, 110301 Banco, cuenta corriente operativa. Deja huecos en la numeración (1101, 1103, 1105) para poder agregar cuentas sin reordenar. Las cuentas de orden, que menciona el artículo 83, se suelen ubicar en una clase aparte al final.
04 · Ejemplo
Ejemplo de catálogo de cuentas para una pyme panameña.
Un comercio con empleados, ventas gravadas y exentas y cuentas en dos bancos podría usar algo así:
| Código | Cuenta |
|---|---|
| 1 | Activo |
| 1101 | Caja general |
| 1102 | Caja menuda |
| 1103 | Bancos (una subcuenta por cuenta bancaria) |
| 1104 | Cobros por identificar (Yappy, ACH) |
| 1201 | Cuentas por cobrar, clientes |
| 1202 | Estimación para cuentas incobrables |
| 1301 | Inventario de mercancía |
| 1401 | ITBMS crédito fiscal |
| 1402 | ITBMS retenido por clientes |
| 1403 | Impuesto sobre la renta estimado pagado |
| 1404 | Gastos pagados por adelantado |
| 1501 | Mobiliario y equipo |
| 1502 | Equipo de cómputo |
| 1503 | Vehículos |
| 1590 | Depreciación acumulada |
| 2 | Pasivo |
| 2101 | Cuentas por pagar, proveedores |
| 2201 | ITBMS por pagar |
| 2202 | ITBMS retenido a proveedores por pagar |
| 2203 | Impuesto sobre la renta por pagar |
| 2301 | Cuota obrero-patronal CSS por pagar |
| 2302 | Seguro educativo por pagar |
| 2303 | Riesgos profesionales por pagar |
| 2304 | ISR retenido a empleados por pagar |
| 2305 | Salarios por pagar |
| 2401 | Décimo tercer mes por pagar |
| 2402 | Vacaciones por pagar |
| 2403 | Provisión de prima de antigüedad |
| 2501 | Préstamos bancarios |
| 3 | Patrimonio |
| 3101 | Capital en acciones |
| 3201 | Utilidades retenidas |
| 3301 | Utilidad o pérdida del período |
| 4 | Ingresos |
| 4101 | Ventas gravadas 7% |
| 4102 | Ventas gravadas 10% y 15% |
| 4103 | Ventas exentas |
| 4104 | Devoluciones y descuentos sobre ventas |
| 4201 | Ingresos por intereses |
| 5 | Costos |
| 5101 | Costo de ventas |
| 5102 | Fletes y gastos de importación |
| 6 | Gastos |
| 6101 | Salarios |
| 6102 | Cuota patronal CSS |
| 6103 | Seguro educativo patronal |
| 6104 | Riesgos profesionales |
| 6105 | Décimo tercer mes |
| 6106 | Vacaciones |
| 6107 | Prima de antigüedad |
| 6201 | Alquiler |
| 6202 | Electricidad, agua e internet |
| 6203 | Honorarios profesionales |
| 6301 | Comisiones y gastos bancarios |
| 6302 | Intereses sobre préstamos |
| 6401 | Depreciación |
| 6501 | Gastos no deducibles |
05 · Impuestos y planilla
Las cuentas de ITBMS y CSS, explicadas.
ITBMS por pagar e ITBMS crédito fiscal
El ITBMS que cobras en tus ventas (al 7% general, 10% o 15% según el producto) no es ingreso tuyo: va a 2201 ITBMS por pagar. El que pagas en tus compras va a 1401 ITBMS crédito fiscal. Cada mes, la declaración compensa una contra la otra y pagas la diferencia a más tardar el día 15, según el instructivo de la DGI. Separar las ventas por tarifa (4101, 4102, 4103) te da directamente los renglones de la declaración. Más detalle en la guía de ITBMS.
Retenciones de ITBMS
Si un cliente que es agente de retención te retiene ITBMS, esa retención es un activo (1402) que acreditas en tu declaración. Si tú eres agente de retención, lo que retienes a tus proveedores es un pasivo (2202) hasta que lo pagas. La DGI explica quiénes son agentes de retención en sus preguntas frecuentes sobre ITBMS.
Cuotas a la CSS y seguro educativo
Cada planilla genera dos tipos de obligación. Lo que descuentas al trabajador (cuota obrera de la CSS, 9.75%, y seguro educativo, 1.25%) no es gasto tuyo: lo retienes y lo debes. Lo que aporta la empresa (cuota patronal, 13.25% hasta el 28 de febrero de 2027 según la Ley 462 de 2025, y seguro educativo patronal, 1.50%) sí es gasto (6102, 6103) y también queda como pasivo hasta el pago. Las tasas de la CSS siguen el resumen de la Ley 462 de Fábrega Molino, y las del seguro educativo la Ley 13 de 1987.
Ejemplo con un salario de B/. 1,000.00 en noviembre de 2026:
| Cuenta | Débito | Crédito |
|---|---|---|
| 6101 Salarios | 1,000.00 | |
| 6102 Cuota patronal CSS (13.25%) | 132.50 | |
| 6103 Seguro educativo patronal (1.50%) | 15.00 | |
| 2301 Cuota obrero-patronal CSS por pagar (9.75% + 13.25%) | 230.00 | |
| 2302 Seguro educativo por pagar (1.25% + 1.50%) | 27.50 | |
| 2305 Salarios por pagar (neto al trabajador) | 890.00 |
El neto de B/. 890.00 resulta de restar al salario la cuota obrera (B/. 97.50) y el seguro educativo del trabajador (B/. 12.50). El ejemplo omite riesgos profesionales y la retención de ISR, que dependen de la actividad y del salario. Las provisiones de décimo tercer mes y vacaciones se registran aparte, cada mes, en 6105 y 6106 contra 2401 y 2402.
06 · Adaptación
Cómo adaptar el catálogo a tu empresa.
- Empieza corto. Es más fácil abrir una cuenta nueva que limpiar veinte que nadie usa.
- Una subcuenta por cuenta bancaria, para conciliar cada una por separado, como en cómo hacer una conciliación bancaria.
- Separa lo deducible de lo no deducible desde el registro, no al preparar la renta.
- Usa centros de costo o etiquetas para sucursales o proyectos, en lugar de duplicar cuentas.
- Valídalo con tu CPA antes de empezar el año, sobre todo si tienes actividades exentas o regímenes especiales.
Un último consejo: cuando cambies de sistema, conserva una tabla de equivalencias entre el catálogo viejo y el nuevo. Te va a servir para comparar años y para responder cualquier pregunta sobre períodos anteriores.
Para ver cómo encaja el catálogo con el resto de la contabilidad, lee la guía de contabilidad para pymes en Panamá. En CIFRAS empiezas con un catálogo base NIIF para PYMES que puedes editar, y las facturas, la planilla y la conciliación registran sus asientos en esas cuentas.
Fuentes
- Código de Comercio de Panamá, texto compilado (arts. 72 y 83)
- Ley 8 de 2010 (art. 1057-V del Código Fiscal, tarifas de ITBMS)
- DGI: instructivo de la declaración de ITBMS (V6)
- DGI: preguntas frecuentes sobre ITBMS
- Fábrega Molino: aspectos relevantes de la Ley 462 de 2025
- Ley 13 de 1987 (seguro educativo)
Esta guía es informativa y no sustituye la asesoría de un contador o abogado.